(趣旨)

第1条　この訓令は、事務の適確かつ迅速な処理を図るため、別に定めるもののほか、文書事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に定める用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、すべて正確かつ速やかに取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(文書管理者)

第4条　消防本部等が所管する文書事務を掌理するため、文書管理者を置くこととし、消防本部等の課長相当職にある者をもってこれに充てる。

(文書取扱主任)

第5条　消防本部等に文書取扱主任を置く。

(消防本部の備付帳簿)

第6条　消防本部は、次に掲げる簿冊を備え、これらを常に整理しておかなければならない。

(消防本部等の備付帳簿)

第7条　消防本部等は、次に掲げる簿冊を備え、これらを常に整理しておかなければならない。

(補助簿冊)

第8条　文書管理者において必要と認めるときは、前2条の規定による簿冊のほか、適宜必要な補助簿を設けることができる。

(簿冊の作成)

第9条　前3条に規定する簿冊は、会計年度により作成しなければならない。ただし、第6条第1号から第11号までの簿冊は、暦年によるものとする。

(文書の記号及び番号)

第10条　文書には、次により記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(到着文書の受領)

第11条　消防本部等に到着した文書は、文書管理者において受領する。

(到着文書の配布)

第12条　文書管理者において受領した文書は、次により処理しなければならない。

(郵便料金未納の文書の受領)

第13条　郵便料金の未納又は不足の文書は、文書管理者が特に必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを受領することができる。

(文書処理の原則)

第14条　文書の処理に当たっては、すべて文書管理者が中心となって、常に文書の迅速な処理に留意し、事案が完結するまで文書取扱主任をして、その経過を明らかにするよう努めなければならない。

(配布文書の処理)

第15条　文書取扱主任は、配布された文書に、直ちに収受印(様式第18号)を押し、文書受発件簿に所要事項を記入した後、所属長の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。ただし、軽易なものについては、収受印の押印及び文書受発件簿への記録を省略することができる。

(重要文書等の供覧)

第16条　文書管理者は、受領した文書のうち、上司の閲覧に供する必要があると認めた場合は、直ちにこれを供覧しなければならない。

(事案の処理と起案用紙)

第17条　事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。

(文書の起案)

第18条　文書の起案は、次により、これをしなければならない。

(文書の発信者名及びあて名)

第19条　文書の発信者名及びあて名は、次のとおりとする。

(合議の取扱い)

第20条　事案の処理及び施行が他の所属に直接関係する文書は、その関係する所属に合議しなければならない。ただし、会議等において決定した事項は、その会議に関係した所属への合議を省略することができる。

(電話、口頭、ファクシミリその他の方法による照会等の処理)

第21条　電話、口頭、ファクシミリその他の方法による照会、回答、報告等があった場合で、重要な事項については、その要領を記載し、この章の規定に準じて処理するものとする。

(決裁済文書の取扱い)

第22条　決裁済の起案文書は、主管課において決裁年月日を記入した後、施行、発送等の手続をとらなければならない。

(公印の使用)

第23条　施行する文書には、西はりま消防組合公印規則(平成25年西はりま消防組合規則第9号)の定めるところにより、公印及び契印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(浄書)

第24条　決裁済の文書で施行を要するものは、消防本部等において次に定めるところにより、直ちに浄書しなければならない。

(郵送手続)

第25条　郵便切手を使用して直接郵送する場合は、郵券処理簿(様式第15号)によりその処理手続等を明確にしておかなければならない。

(文書整理の原則)

第26条　文書は、常に整理し、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出しできるようにあらかじめ準備するとともに、紛失、火災等の予防を完全にしておかなければならない。

(文書保管の原則)

第27条　文書は、必要に応じ、誰でもすぐに引き出せるよう系統的に整理し、主管課において原則として現年度中及びその翌年度1年間保管する。

(完結文書の引継ぎ)

第28条　職員は、配布を受けた文書を常に未処理文書及び懸案文書に区分整理し、当該文書が完結したときは、文書取扱主任に引き継がなければならない。

(文書の整理及び保管)

第29条　文書取扱主任は、前項の規定により、完結文書の引継ぎを受けたときは、整理及び保管をしなければならない。

(ファイル基準表の作成)

第30条　文書取扱主任は、第27条に規定する文書を系統的に整理し、及び保管するため、主管課ごとに定めるファイル基準表(様式第20号)を毎年度見直し、ファイルに変更のあった場合は、その都度ファイル基準表を修正する。

(文書の移換え)

第31条　文書取扱主任は、毎年度終了後、その終了した年度分の文書を直ちに前年度分文書の保管場所へ移し換えなければならない。

(文書の種類及び保存年限)

第32条　文書の種類及び保存年限は、法令その他別に定めのあるものを除くほか、次のとおりとする。

(文書の引継ぎ及び置換え)

第33条　所属長は、第27条に規定する保管期間経過後、引継ぎ保存を必要とする文書は、6月末日までに文書管理者に引き継がなければならない。

(引継文書の審査)

第34条　文書管理者は、前条第1項の規定により文書の引継ぎを受けたときは、保存文書台帳兼文書引継書と照合のうえ、編冊及び保存年限等の適否について、引継文書を審査しなければならない。

(文書の保存方法)

第35条　文書管理者は、前2条の規定により引継ぎを受けた文書保存箱及び保存文書台帳兼文書引継書に、登録番号を付し、書庫へ格納するものとする。

(保存文書の閲覧及び借覧)

第36条　書庫内の保存文書を閲覧又は借覧しようとする者は、保存文書閲(借)覧申請書(様式第21号)に必要事項を記入して文書管理者に提出し、その承認を受けなければならない。

(借覧文書の紛失等)

第37条　借覧文書を過失により破損し、又は紛失したときは、借覧者は、速やかにその旨を文書管理者に報告しなければならない。

(保管文書の廃棄)

第38条　文書管理者は、保管文書のうち、保管年限の満了したもの及び保管中に保管する必要がないと認めたものは、即時廃棄処分しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第39条　書庫において、保存年限の満了した保存文書は、文書管理者において、所属長と協議のうえ、これを廃棄処分に付し、文書保存台帳兼文書引継書に「廃」の表示をしなければならない。

(文書の廃棄上の注意)

第40条　廃棄する文書で機密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、焼却し、裁断する等適宜の処置を講じなければならない。

(電算処理による事務処理の特例)

第41条　この訓令の施行に関し、電子計算機器により処理する方が効率化が図れる文書事務にあっては、この訓令で定める事務処理に代えて、管理者の承認を得て、これと異なる事務処理を定めることができるものとする。

(補則)

第42条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。