○西はりま消防組合個人情報の保護に関する法律等施行規則
令和5年3月29日
規則第1号
(趣旨)
第1条 この規則は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第30条第1項又は第31条第1項の規定により一部の規定が適用されず、又は読み替えて適用される場合を含む。以下「法」という。)及び西はりま消防組合個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年条例第2号。以下「条例」という。)の施行に関し必要な事項を定めるものとする。
(個人情報保護管理者等の設置)
第2条 個人情報の安全かつ適正な管理を行うため、個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)及び個人情報保護責任者(以下「保護責任者」という。)を置く。
2 保護管理者は、個人情報を取り扱う事務を所管する消防本部においては次長を、消防署においては署長をもって充て、保護責任者は、個人情報を取り扱う事務を所管する課等の長をもって充てる。
3 保護管理者は、次に掲げる事務を行う。
(1) 消防本部及び消防署の保有する個人情報の保護並びに管理に係る総括調整に関すること。
(2) 保有個人情報の保護及び管理に係る調査並びに研究に関すること。
(3) 前2号に掲げるもののほか、保有個人情報の保護及び管理に関すること。
4 保護責任者は、次に掲げる事務を行う。
(1) 課等の保有する個人情報の管理に関すること。
(2) 前号に掲げるもののほか、保有個人情報の管理に関し保護管理者が必要があると認める事務に関すること。
(委託に伴う契約書の記載事項)
第3条 個人情報を取り扱う業務の処理を外部に委託する場合の契約書、確認書、覚書その他これらに類する書類(次項において「契約書等」という。)には、個人情報の適切な管理を行うため、次に掲げる事項を明記しなければならない。
(1) 秘密の保持に関する事項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(3) 目的外利用及び第三者への提供禁止に関する事項
(4) 複写及び複製の禁止に関する事項
(5) 事故発生時における報告義務に関する事項
(6) 前各号に掲げるもののほか、個人情報の保護に関し必要な事項
2 前項に掲げるもののほか、個人情報に係る業務の電子計算機処理を委託するときは、次に掲げる事項を契約書等に特記しなければならない。
(1) 個人情報を含む電磁的記録(以下「電子文書等」という。)を記録した媒体は、保管場所を決め、施錠して保管し、保管場所からの搬出及び授受に関しては管理記録を整備すること。
(2) 電子文書等を保管し、並びに管理するためのシステムに対するアクセスを監視し、及び記録すること。
(3) 保存、参照、更新、電子文書等の複写、廃棄の日時及び実施者を記録するログを取得し、保存すること。
(4) 電子文書等の更新履歴(削除した内容、追加した内容等)が確認できること。
(5) 電子文書等の盗難、漏えい及び改ざんを防止する措置を講じること。
(6) 電子文書等を取り扱うことのできる職員の範囲及び作業責任区分等を明確にしておくこと。
(7) 事故が発生した場合における速やかな報告等、緊急時の対応措置を明確にしておくこと。
(8) 電子文書等のバックアップが定期的に行われ、電子文書を記録した媒体及びバックアップに対して定期的に保管状況及びデータ内容の正確性の点検を行うこと。
(9) 電子文書等の出力に必要な電子計算機、プログラム、通信関係、ディスプレイ、プリンタ等を備え付け、必要な場合には電子文書等をディスプレイの画面及び書面に出力することができるようにしておくこと。
(10) 輸送に必要とされる体制(輸送車の種別、必要とされる人員、警備体制等)を明確にしておくこと。
(11) 電子文書等の管理及び保管状況について、実施機関からの定期的又は随時の報告の徴収並びに監査及び検査の実施に応じること。
(12) 電子文書等を取り扱うことのできる職員に対する教育及び緊急対応のための訓練を実施すること。
2 法第69条第2項の規定により、利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用しようとする保護責任者は、前項に規定する申請書を当該保有個人情報の保護責任者に提出しなければならない。
(個人情報ファイル簿の様式)
第5条 法第75条第1項に規定する個人情報ファイル簿は、個人情報ファイルについてこれを利用する事務ごとに作成する個人情報ファイル簿(単票)(様式第3号)の集合物とする。
(開示請求書)
第6条 法第77条第1項の規定による開示請求書の提出は、保有個人情報開示請求書(様式第4号)によるものとする。
2 個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「令」という。)第22条第3項の規定により、代理人が開示請求をする場合に代理人の資格を証明する書類として提示し、又は提出する委任状は、委任状(様式第5号)によるものとする。
(1) 法第82条第1項に規定する開示請求に係る保有個人情報の全部を開示する旨の決定 保有個人情報開示決定通知書(様式第6号)
(2) 法第82条第1項に規定する開示請求に係る保有個人情報の一部を開示する旨の決定 保有個人情報一部開示決定通知書(様式第7号)
(3) 法第82条第2項に規定する開示請求に係る保有個人情報の全部を開示しない旨の決定 保有個人情報の開示をしない旨の決定通知書(様式第8号)
(開示決定等の期限の延長に係る通知)
第8条 法第83条第2項の規定による開示決定等の期限の延長に係る通知は、保有個人情報開示決定等期限延長通知書(様式第9号)によるものとする。
(開示決定等の期限の特例延長に係る通知)
第9条 法第84条の規定による開示決定等の期限の特例延長に係る通知は、保有個人情報開示決定等期限特例延長通知書(様式第10号)によるものとする。
(事案の移送に関する手続等)
第10条 実施機関は、法第85条第1項の規定により事案を移送する場合は、移送をする他の行政機関の長等に対し、保有個人情報開示請求事案移送書(様式第11号)を交付するものとする。
2 法第85条第1項の規定による事案を移送した旨の通知は、保有個人情報開示請求事案移送通知書(様式第12号)によるものとする。
(第三者に対する意見書提出の機会の付与等に係る各種通知及び意見書の提出手続)
第11条 法第86条第1項の規定による第三者に対して開示決定等をするに当たって行う通知は、第三者意見照会書(様式第13号)によるものとする。
2 法第86条第2項の規定による第三者に対して開示決定に先立って行う通知は、第三者意見照会書(様式第14号)によるものとする。
3 法第86条第1項又は第2項の規定により意見書の提出の機会を与えられた第三者の意見書の提出は、当該第三者に関する情報の開示に賛成又は反対の意思を表示した第三者開示決定等意見書(様式第15号)を提出して行うものとする。
4 法第86条第3項の規定による反対意見書を提出した第三者に対して開示決定後直ちに行う通知は、開示決定通知を行った旨の反対意見書提出者への通知書(様式第16号)によるものとする。
(1) 音声データ 次のいずれかの方法
ア 電子計算機その他の専用機器により再生したものの聴取
イ 光ディスクその他の電磁的記録媒体(電磁的記録を記録する記録媒体をいう。以下この条及び別表において同じ。)に複製したものの交付
(2) 映像データ(写真等を表示する画像データを含む。) 次のいずれかの方法
ア 電子計算機その他の専用機器により再生したものの視聴(写真等を表示する画像データにあっては、用紙に出力したものの閲覧を含む。)
イ 光ディスクその他の電磁的記録媒体に複製したもの(写真等を表示する画像データにあっては、用紙に出力したものを含む。)の交付
(3) 前2号に掲げるもの以外の電磁的記録 次のいずれかの方法
ア 用紙に出力したものの閲覧又は交付
イ 光ディスクその他の電磁的記録媒体に複製したものの交付
ウ その他当該電磁的記録に応じて適切な方法
(写しの交付部数)
第13条 保有個人情報の開示を行う場合において、当該保有個人情報の写しを交付するときの交付部数は、当該開示請求に係る保有個人情報1件につき1部とする。
2 条例第3条第2項に規定する写しの送付に要する費用の額は、当該写しの送付に要する郵便料金相当額とする。
(訂正請求書等)
第15条 法第91条第1項の規定による訂正請求書の提出は、保有個人情報訂正請求書(様式第17号)によるものとする。
2 訂正請求書には、訂正請求に係る保有個人情報の内容が事実でないことを裏付ける客観的な資料を添付することができる。
3 令第29条において準用する令第22条第3項の規定により、代理人が訂正請求をする場合に代理人の資格を証する書類として提示し、又は提出する委任状は、委任状(様式第18号)によるものとする。
(1) 法第93条第1項に規定する訂正請求に係る保有個人情報の訂正をする旨の決定 保有個人情報訂正決定通知書(様式第19号)
(2) 法第93条第2項に規定する訂正請求に係る保有個人情報の訂正をしない旨の決定 保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書(様式第20号)
(訂正決定等の期限の延長に係る通知)
第17条 法第94条第2項の規定による訂正決定等の期限の延長に係る通知は、保有個人情報訂正決定等期限延長通知書(様式第21号)によるものとする。
(訂正決定等の期限の特例延長に係る通知)
第18条 法第95条の規定による訂正決定等の期限の特例延長に係る通知は、保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書(様式第22号)によるものとする。
(事案の移送に関する手続等)
第19条 実施機関は、法第96条第1項の規定による事案を移送する場合は、移送をする他の行政機関の長等に対し、保有個人情報訂正請求事案移送書(様式第23号)を交付するものとする。
2 法第96条第1項の規定による事案を移送した旨の通知は、保有個人情報訂正請求事案移送通知書(様式第24号)によるものとする。
(保有個人情報の提供先への通知)
第20条 法第97条の規定による保有個人情報の提供先に対する訂正の実施をした旨の通知は、保有個人情報提供先への訂正決定通知書(様式第25号)によるものとする。
(利用停止請求書等)
第21条 法第99条第1項の利用停止請求書は、保有個人情報利用停止請求書(様式第26号)によるものとする。
2 利用停止請求書には、利用停止請求に係る保有個人情報が法第98条第1項各号のいずれかに該当することを裏付ける客観的な資料を添付することができる。
3 令第29条において準用する令第22条第3項の規定により、代理人が利用停止請求をする場合に代理人の資格を証明する書類として提示し、又は提出する委任状は、委任状(様式第27号)によるものとする。
(1) 法第101条第1項に規定する利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をする旨の決定 保有個人情報利用停止決定通知書(様式第28号)
(2) 法第101条第2項に規定する利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしない旨の決定 保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書(様式第29号)
(利用停止決定等の期限の延長に係る通知)
第23条 法第102条第2項の規定による利用停止決定等の期限の延長に係る通知は、保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書(様式第30号)によるものとする。
(利用停止決定等の期限の特例延長に係る通知)
第24条 法第103条の規定による利用停止決定等の期限の特例延長に係る通知は、保有個人情報利用停止決定等期限特例延長通知書(様式第31号)によるものとする。
(諮問した旨の通知)
第25条 法第105条第3項において準用する同条第2項の規定による諮問をした旨の通知は、諮問をした旨の通知書(様式第32号)によるものとする。
(運用状況の公表)
第26条 管理者は、毎年1回、条例の運用状況について公表するものとする。
(委任)
第27条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規則は、令和5年4月1日から施行する。
(西はりま消防組合個人情報保護条例施行規則の廃止)
2 西はりま消防組合個人情報保護条例施行規則(平成25年規則第12号。以下「旧規則」という。)は、廃止する。
(経過措置)
3 この規則施行の際、現に西はりま消防組合個人情報保護条例(平成25年条例第9号。以下「旧条例」という。)第16条の規定により行われている開示請求の手続、旧条例第30条の規定により行われている訂正請求の手続、旧条例第37条の規定により行われている利用停止請求の手続又は旧条例第42条の規定により行われている審査会への諮問の手続については、この規則の施行後も、なおその効力を有する。
別表(第14条関係)
区分 | 金額 | ||
複写機により写しを作成する場合 | 白黒 | A列3番の大きさまで | 1枚につき 10円 |
カラー | A列3番の大きさまで | 1枚につき 20円 | |
光ディスクその他の電磁的記録媒体により複製を作成する場合 | 光ディスク(コンパクトディスクレコーダブルに限る。)に複写したもの | 1枚につき 100円 | |
その他記録媒体 | 当該複製に要する実費 | ||
その他公文書の性質に応じ作成した写し又は複製物 | 当該写し又は複製物の作成に要する実費 | ||
備考 用紙の両面に複写したものについては、片面を1枚として算定する。
