○西はりま消防組合個人情報保護条例施行規則

平成25年4月1日

規則第12号

(趣旨)

第1条 この規則は、西はりま消防組合個人情報保護条例(平成25年西はりま消防組合条例第9号。以下「条例」という。)の施行に関し必要な事項を定めるものとする。

(本人以外から取得した個人情報に係る本人への通知又は公表)

第2条 条例第7条第3項の規定による本人への通知は、個人情報取得通知書(様式第1号)により行うものとする。

3 条例第7条第3項に規定する実施機関が別に定める場合は、次の各号のいずれかに該当する場合とする。

(1) あらかじめ西はりま消防組合情報公開・個人情報保護審査会において本人への通知又は公表が不要と判断されている情報を取得したとき。

(2) 実施機関が本人への通知又は公表が不適当なものとして別に定めるとき。

(個人情報保護管理者の設置)

第3条 個人情報の安全かつ適正な管理を行うため、個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。

2 保護管理者は、個人情報を取り扱う事務を所管する消防本部においては課長又は室長を、消防署においては署長をもって充てる。

3 保護管理者は、次に掲げる事務を行う。

(1) 消防本部及び消防署の保有する個人情報の保護及び管理に係る総括調整に関すること。

(2) 保有個人情報の保護及び管理に係る調査及び研究に関すること。

(3) 前2号に掲げるもののほか、保有個人情報の保護及び管理に関すること。

(外部委託条件及び受託者規制)

第4条 実施機関は、個人情報を取り扱う業務の処理を委託するときは、あらかじめ次に掲げる措置を講じなければならない。

(1) 当該業務を受託しようとする者(以下「受託者」という。)について、個人情報の保護に対する十分な管理体制ができていることを調査し、確認すること。

(2) 受託者に対して、条例第54条第55条及び第57条に規定する罰則について告知すること。

(3) 前2号に掲げるもののほか、実施機関が定める必要な措置

2 個人情報を取り扱う業務の処理を外部に委託する場合の契約書、確認書、覚書その他これらに類する書類(次項において「契約書等」という。)には、個人情報の適切な管理を行うため、次に掲げる事項を明記しなければならない。

(1) 秘密の保持に関する事項

(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項

(3) 目的外利用及び第三者への提供禁止に関する事項

(4) 複写及び複製の禁止に関する事項

(5) 事故発生時における報告義務に関する事項

(6) 前各号に掲げるもののほか、個人情報の保護に関し必要な事項

3 前項に掲げるもののほか、個人情報に係る業務の電子計算機処理を委託するときは、次に掲げる事項を契約書等に特記しなければならない。

(1) 個人情報を含む電磁的記録(以下「電子文書等」という。)を記録した媒体は、保管場所を決め、施錠して保管し、保管場所からの搬出及び授受に関しては管理記録を整備すること。

(2) 電子文書等を保管し、及び管理するためのシステムに対するアクセスを監視し、及び記録すること。

(3) 保存、参照、更新、電子文書等の複写及び廃棄の日時及び実施者を記録するログを取得し、保存すること。

(4) 電子文書等の更新履歴(削除した内容及び追加した内容等)が確認できること。

(5) 電子文書等の盗難、漏えい及び改ざんを防止する措置を講じること。

(6) 電子文書等を取り扱うことのできる職員の範囲及び作業責任区分等を明確にしておくこと。

(7) 事故が発生した場合における速やかな報告等、緊急時の対応措置を明確にしておくこと。

(8) 電子文書等のバックアップが定期的に行われ、電子文書を記録した媒体及びそのバックアップに対して定期的に保管状況及びデータ内容の正確性につき点検を行うこと。

(9) 電子文書等の出力に必要な電子計算機、プログラム、通信関係、ディスプレイ、プリンタ等を備え付け、必要な場合には電子文書等をディスプレイの画面及び書面に出力することができるようにしておくこと。

(10) 輸送に必要とされる体制(輸送車の種別、必要とされる人員及び警備体制等)を明確にしておくこと。

(11) 電子文書等の管理及び保管状況について、実施機関からの定期的又は随時の報告の徴収並びに監査及び検査の実施に応じること。

(12) 電子文書等を取り扱うことのできる職員に対する教育及び緊急対応のための訓練を実施すること。

(利用目的以外の利用又は提供の手続)

第5条 実施機関は、条例第11条第1項及び第2項又は第11条の2第2項の規定により実施機関内で保有個人情報を利用目的以外の目的のために自ら利用するときは、保有個人情報利用目的以外の利用承認処理書(様式第2号)により処理しなければならない。

2 条例第11条第1項及び第2項又は第11条の3の規定により保有個人情報について利用目的以外の目的のために提供を受けようとする国等又は他の実施機関は、保有個人情報利用目的以外の提供申請書(様式第3号)を、当該個人情報を保有する実施機関に提出しなければならない。

3 前項の規定による申請書の提出があったときは、当該個人情報を保有する実施機関は、その可否を決定し、保有個人情報利用目的以外の提供可否決定通知書(様式第4号)により、当該申請者に通知するものとする。

4 前2項の規定にかかわらず、実施機関が特に認めたときは、他の様式によることができる。

5 条例第11条第3項の規定による本人への通知は、保有個人情報利用目的以外の利用又は提供通知書(様式第5号)により行うものとする。

6 条例第11条第3項に規定する実施機関が別に定める場合については第2条第3項の規定を、条例第11条第3項の規定による公表については第2条第2項の規定を準用する。この場合において、同条第2項及び第3項中「条例第7条第3項」とあるのは「条例第11条第3項」と読み替えるものとする。

(個人情報ファイルの事前届出)

第6条 条例第12条第1項及び第3項の規定による届出は、個人情報ファイル届出書(様式第6号)により行うものとする。

(個人情報ファイル簿の作成及び公表)

第7条 条例第13条第1項に規定する個人情報ファイル簿は、前条の個人情報ファイル届出書を、課等ごとに管理するため一の帳簿として作成したものをいう。

2 条例第13条第1項の規定による公表については、第2条第2項の規定を準用する。この場合において、同項中「条例第7条第3項」とあるのは「条例第13条第1項」と読み替えるものとする。

3 条例第13条第2項に規定する実施機関が作成する個人情報ファイルの目録は、個人情報ファイル目録(様式第7号)により行うものとする。

4 実施機関は、条例第13条第2項の閲覧に供するため、自らが指定する場所に個人情報ファイル目録を備え置くものとする。

(開示請求の手続)

第8条 条例第16条第1項の規定による開示請求書の提出は、保有個人情報開示請求書(様式第8号)により行うものとする。

(開示請求における本人等の確認手続)

第9条 開示請求をする者は、条例第16条第2項の規定に基づき、次の各号のいずれかに該当する書類を提示し、又は提出しなければならない。

(1) 運転免許証

(2) 個人番号カード(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条第7項に規定するものをいう。)

(3) 在留カード

(4) 特別永住者証明書

(5) 前各号に掲げるもののほか、開示請求をする者の住所及び氏名が記載され、並びに写真が添付されている証明書その他これに類するもの

2 前項の場合において、開示請求をする者が代理人であるときは、次に掲げる書類を併せて提示し、又は提出しなければならない。

(1) 未成年者の法定代理人にあっては、戸籍謄本その他法定代理人であることを証明する書類(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)

(2) 成年被後見人の法定代理人にあっては、当該成年後見に関する登記事項証明書その他法定代理人であることを証明する書類(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)

(3) 本人の委任による代理人(以下「任意代理人」という。)にあっては、本人の前項各号に規定する書類の写し及び委任状(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)

3 開示請求をする者は、開示請求書を実施機関に送付して開示請求をするときは、前2項に規定する書類を複写したもの(ただし、前項第3号に規定する委任状は原本に限る。)及び住民票の写し(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)を提出しなければならない。

4 開示請求をした代理人は、当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに、書面でその旨を当該開示請求をした実施機関に届け出なければならない。

(開示等の決定通知)

第10条 条例第21条第1項に規定する規則で定める事項は、次に掲げるものとする。

(1) 開示する公文書名又は個人情報ファイル名

(2) 開示の日時

(3) 開示の場所

(4) 開示の方法

(5) その他管理者が定める事項

2 条例第21条第1項の規定による通知は、次の各号に掲げる決定に応じ、それぞれ当該各号に定める様式により行うものとする。

(1) 保有個人情報の全部を開示する旨の決定 保有個人情報開示決定通知書(様式第9号)

(2) 保有個人情報の一部を開示する旨の決定 保有個人情報一部開示決定通知書(様式第10号)

3 条例第21条第2項の規定による通知は、保有個人情報不開示決定通知書(様式第11号)によるものとする。

(開示決定等の期限延長通知)

第11条 条例第22条第2項第33条第2項及び第40条第2項の規定による通知は、保有個人情報開示決定等期限延長通知書(様式第12号)により行うものとする。

(開示決定等の期限の特例規定適用通知)

第12条 条例第23条第34条及び第41条の規定による通知は、保有個人情報開示決定等期限特例規定適用通知書(様式第13号)により行うものとする。

(第三者に対する意見書提出の機会の付与等に係る通知)

第13条 条例第24条第1項に規定する規則で定める事項は、次に掲げるものとする。

(1) 開示請求のあった公文書名又は個人情報ファイル名

(2) 意見書を提出する期限

(3) 意見書の提出先

(4) その他管理者が定める事項

2 条例第24条第2項に規定する規則で定める事項は、次に掲げるものとする。

(1) 開示しようとする公文書名又は個人情報ファイル名

(2) 開示しようとする理由

(3) 意見書を提出する期限

(4) 意見書の提出先

(5) その他管理者が定める事項

3 条例第24条第1項又は第2項の規定による意見書の提出に係る通知は、保有個人情報開示請求に係る意見書提出機会付与通知書(様式第14号)により行うものとする。

4 条例第24条第1項及び第2項の規定による意見書の提出は、保有個人情報の開示に係る意見書(様式第15号)により行うものとする。

5 条例第24条第3項の規定による通知は、保有個人情報の開示決定に係る通知書(様式第16号)により行うものとする。

6 条例第24条の規定により、第三者に関する情報の内容を通知するに当たっては、開示請求に係る保有個人情報の本人の権利利益を不当に侵害しないように留意しなければならない。

(簡易な開示)

第14条 条例第26条第2項に規定する実施機関が定めるものは、第9条第1項各号に掲げる書類とする。

2 条例第26条第3項に規定する実施機関が定める方法は、閲覧及び朗読とする。

(手数料等の納付)

第15条 公文書の閲覧手数料及び写しの交付手数料並びに送付に要する費用は、あらかじめ納付しなければならない。ただし、管理者がやむを得ないと認めるときは、この限りでない。

(訂正請求の手続)

第16条 条例第30条第1項に規定する訂正請求書は、保有個人情報訂正請求書(様式第17号)により行うものとする。

2 条例第30条第1項第4号に規定する実施機関が定める事項は、次に掲げるものとする。

(1) 請求先の実施機関の名称

(2) 訂正を求める内容

(3) その他管理者が定める事項

3 条例第30条第2項の規定により訂正請求をする者が提示し、又は提出しなければならない書類については、第9条の規定を準用する。この場合において、同条中「開示請求」とあるのは「訂正請求」と、「第16条第2項」とあるのは「第30条第2項」と、「開示請求書」とあるのは「訂正請求書」と読み替えるものとする。

(訂正等の決定通知)

第17条 条例第32条第1項の規定による通知は、次の各号に掲げる決定に応じ、それぞれ当該各号に定める様式により行うものとする。

(1) 保有個人情報の訂正をする旨の決定 保有個人情報訂正決定通知書(様式第18号)

(2) 保有個人情報の一部訂正をする旨の決定 保有個人情報一部訂正決定通知書(様式第19号)

2 条例第32条第2項の規定による通知は、保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書(様式第20号)により行うものとする。

(保有個人情報の提出先への通知)

第18条 条例第35条の規定による通知は、保有個人情報を訂正した旨の通知書(様式第21号)により行うものとする。

(利用停止請求の手続)

第19条 条例第37条第1項に規定する利用停止請求書は、保有個人情報利用停止請求書(様式第22号)により行うものとする。

2 条例第37条第1項第4号に規定する実施機関が定める事項については、第16条第2項の規定を準用する。この場合において、同項中「第30条第1項」とあるのは「第37条第1項」と、「訂正」とあるのは「利用停止」と読み替えるものとする。

3 条例第37条第2項の規定により利用停止請求をする者が提示し、又は提出しなければならない書類については、第9条の規定を準用する。この場合において、同条中「開示請求」とあるのは「利用停止請求」と、「第16条第2項」とあるのは「第37条第2項」と、「開示請求書」とあるのは「利用停止請求書」と読み替えるものとする。

(利用停止等の決定通知)

第20条 条例第39条第1項の規定による通知は、次の各号に掲げる決定に応じ、それぞれ当該各号に定める様式により行うものとする。

(1) 保有個人情報の全部を利用停止する旨の決定 保有個人情報利用停止決定通知書(様式第23号)

(2) 保有個人情報の一部利用停止をする旨の決定 保有個人情報一部利用停止決定通知書(様式第24号)

2 条例第39条第2項の規定による通知は、保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書(様式第25号)により行うものとする。

(諮問書)

第21条 条例第42条の規定による諮問は、不服申立事案諮問書(様式第26号)に、次に掲げる資料を添付し、行うものとする。

(1) 不服申立書の写し及び添付書類

(2) 保有個人情報開示請求書、保有個人情報訂正請求書又は保有個人情報利用停止請求書の写し

(3) 保有個人情報一部開示決定通知書、保有個人情報不開示決定通知書、保有個人情報一部訂正決定通知書、保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書、保有個人情報一部利用停止決定通知書又は保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書の写し

(4) その他審査を行う上で必要と認める書類

(諮問をした旨の通知)

第22条 条例第43条の規定による通知は、諮問をした旨の通知書(様式第27号)により行うものとする。

(施行の状況の報告及び公表)

第23条 実施機関は、毎年度、条例の施行の状況について、次に掲げる事項を毎年管理者に報告しなければならない。

(1) 開示請求、訂正請求及び利用停止請求の件数

(2) 開示請求、訂正請求及び利用停止請求の処理状況

(3) 審査請求の件数

(4) 審査請求の処理状況

(5) その他管理者が必要と認める事項

2 条例第51条の規定による公表は、前項各号に掲げる事項について行うものとする。

3 前項の公表については、第2条第2項の規定を準用する。この場合において、同項中「第7条第3項」とあるのは「第51条」と読み替えるものとする。

(補則)

第24条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

(施行期日)

1 この規則は、平成25年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行の日の前日までに、相生市個人情報保護条例施行規則(平成17年相生市規則第56号)(相生市消防本部に関する部分に限る。)、たつの市個人情報保護条例施行規則(平成17年たつの市規則第21号)(たつの市消防本部に関する部分に限る。)、宍粟市個人情報保護条例施行規則(平成17年宍粟市規則第15号)(宍粟市消防本部に関する部分に限る。)、又は佐用町個人情報の保護に関する条例施行規則(平成17年佐用町規則第9号)(佐用町消防本部に関する部分に限る。)の規定により行われた処分、手続その他の行為は、それぞれこの規則の相当規定によりなされたものとみなす。

(平成27年12月18日規則第6号)

この規則は、平成28年1月1日から施行する。

(平成28年3月31日規則第11号)

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

(令和3年3月30日規則第1号)

この規則は、令和3年4月1日から施行する。

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西はりま消防組合個人情報保護条例施行規則

平成25年4月1日 規則第12号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第3編 組織・処務/第2章
沿革情報
平成25年4月1日 規則第12号
平成27年12月18日 規則第6号
平成28年3月31日 規則第11号
令和3年3月30日 規則第1号